FIRMA CREADA POR PROFESIONALES Y EMPRESARIOS DE CONCORDIA, COMERCIALIZA LA FRANQUICIA SECURITY PACK.
La mayoría de las pequeñas y medianas empresas, así como muchos de los organismos públicos, consideran que el archivo de la información es un requisito IMPORTANTE para el correcto funcionamiento de la organización. Sin embargo, rara vez consideran URGENTE la tarea de su acondicionamiento y, por ende, postergan su puesta en funcionamiento en forma indefinida.
Hasta ahora, el contar con un buen archivo era una tarea que debía enfrentar la organización por sus propios medios resolviendo todos los problemas que ello implicaba.
Pero, desde hace ya algunos años, se puede optar por recurrir a su tercerización contratando los servicios de DigitalPack, la marca que comercializa Gestión SRL, una empresa creada por un grupo de profesionales y empresarios de Concordia y que desde 2012 adquirió una franquicia regional para la comercialización de la marca Security Pack que ya tiene más de 20 años en el mercado argentino brindando soluciones a organismos, instituciones y empresas que requieren la administración de archivos físicos y digitales para su conservación y fácil acceso.
Desde diario EL HERALDO entrevistamos a DigitalPack para que nos detallaran los aspectos más importantes del servicio:
“La visión de Digitalpack no es la de almacenamiento, sino la de administración y preservación de la información generada por la empresa/organismo público.
“Las organizaciones que optan por el almacenamiento interno de sus archivos de documentación enfrentan uno o más de los siguientes problemas: el lugar afectado a su guarda no es seguro, no cuenta con sistemas de detección y combate del fuego o de las distintas plagas, tiene goteras o un alto nivel de humedad ambiente, tiene fácil acceso de distinto personal de la empresa con los riesgos que ello implica y las organizaciones deben dedicar mucho tiempo para la búsqueda de la información que se necesita.
“Por el contrario, Digitalpack administra y preserva la información cuidando la confidencialidad, la integridad y la accesibilidad.
“Si bien hay rubros que se ven más beneficiados que otros explicaron que, los ahorros más visibles son en el ahorro de:
• Espacio. El valor del m2 destinado al archivo baja en forma sustancial, en conjunto con el beneficio de reaprovechamiento del espacio liberado para la ejecución de tareas relacionadas con el negocio de la empresa.
• De la exposición al riesgo. La documentación permanece inventariada en todo momento bajo los criterios definidos junto al cliente, lo cual les da a las empresas u organismos la tranquilidad de que su archivo es independiente del personal que lo mantenía y que su documentación se encuentra segura y accesible.
• Personal dedicado al archivo, acortamiento de los tiempos de búsqueda de la información, administración de la vigencia de guarda de la documentación y su posterior proceso de destrucción segura”.
Digitalpack pone a disposición un soporte papel y otro virtual de consulta del inventario de su archivo de cajas contenedoras o expedientes, el que estará actualizado en forma permanente.
‘‘Emitido el pedido de consulta o recupero de información, puede reunirse con su documentación en un plazo que va desde las 3 hs de solicitada hasta 24 hs como máximo.
‘‘Nuestros documentalistas asisten a la empresa relevando su situación actual. Ayudamos a las organizaciones a identificar qué y cuánta documentación amerita ser digitalizada basada en nuestro conocimiento y experiencia adquirida a lo largo de 20 años de presencia en esta industria.
‘‘Contamos con el equipamiento (hardware) y los programas (softwares) más modernos en el mercado para la digitalización de hojas hasta tamaño A3, planos hasta tamaño A0 y libros hasta tamaño A3.
Los servicios que ofrecemos abarcan toda la vida útil de las distintas ‘series documentales críticas’ de cada organización. Desde que son creadas hasta que se dispone su destrucción. Durante esta etapa podemos acompañar a la organización en su gestión, contribuyendo mediante auditorías intermedias, digitalización, ordenamiento, archivo y destrucción física de los soportes papel, virtuales o magnéticos que se hubieran utilizados.
‘‘Como son soluciones a la medida del cliente, resulta casi imposible dar una lista de precios estandarizada, pero podemos afirmar que los costos no son importantes y que siempre serán menores a los que deberá afrontar la organización si decidiera hacerlo por sus propios medios si pretende los mismos resultados en el servicio”, expresaron.
Los principales clientes de la empresa son:
Comisión Técnica Mixta de Salto Grande: Secretaría General y Delegación Argentina.
Consejo Federal de Inversiones (CFI)
Poder Judicial de la Provincia de Entre Ríos – Tribunales de Concordia.
Municipalidad de la Ciudad de Concordia.
Municipalidad de la Ciudad de Villaguay.
Municipalidad de la Ciudad de Concepción del Uruguay.
Sociedad Fomento Antonio Medina y Biblioteca Popular Carlos Mastronardi de la ciudad de Gualeguay.
Empresas agroindustriales, financieras, Instituciones médicas, laboratorios, estudios contables.
Universidad Austral de Buenos Aires.
Organizaciones intermedias tales como el Colegio de Arquitectos del NE Provincia de Entre Ríos y el Centro de Comercio, Industria y Servicios de Concordia.
Ver nota original en El Heraldo: https://www.elheraldo.com.ar/2019/noticias/182034_servicios-de-administracion-de-archivos-fisicos-y-digitales.html