GESTIÓN Y GUARDA DE ARCHIVOS FÍSICOS Y DIGITALES
Tanto las empresas, como los organismos públicos, consideran que el archivo de la información es un requisito IMPORTANTE para el funcionamiento de la organización. Sin embargo, rara vez consideran URGENTE la tarea de su acondicionamiento y lo postergan en forma indefinida.
Hasta ahora, tener un buen archivo era una tarea que debía enfrentar la organización por sus propios medios.
Ahora se puede optar por recurrir a su tercerización contratando los servicios de DigitalPack.
¿Por qué tercerizar la administración de sus archivos documentales?
Las organizaciones que optan por el almacenamiento interno de sus archivos enfrentan problemas de espacio, seguridad y costos.
Al tercerizar la gestión y guarda de sus archivos, usted reduce los costos y sus documentos tendrán:
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Confidencialidad
No pueden ser consultados por persona no autorizada.
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Integridad
Se mantendrán tal como fueron guardados.
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Accesibilidad
Estarán a su alcance cuando los necesite.
Además de estos beneficios,
DigitalPack le brinda un importante
AHORRO EN COSTOS
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Espacio
El valor del m2 destinado al archivo baja en forma sustancial, en conjunto con el beneficio de reaprovechamiento del espacio liberado para la ejecución de tareas relacionadas con el negocio de la empresa.
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Disminución de la exposición al riesgo
La documentación permanece inventariada en todo momento bajo los criterios definidos junto al cliente, lo cual les da a las pymes la tranquilidad de que su archivo es independiente del personal que lo mantenía y que su documentación se encuentra segura y accesible, evitando penalizaciones, pérdidas de juicios por falta de pruebas, etc.
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Ahorro de personal dedicado al archivo
Acortamiento de los tiempos de búsqueda de la información, administración de la vigencia de guarda de la documentación y su posterior proceso de destrucción segura.
DigitalPack
Una solución integral para la Gestión y Guarda de sus archivos físicos y digitales
Fácil acceso y consulta a sus documentos
Ponemos a disposición un soporte papel y otro virtual de consulta del inventario de su archivo de cajas contenedoras o expedientes.
Emitido el pedido dispondrá de su documentación en menos de 24 hs.
Contamos con equipos para la consulta en nuestra Planta.
Documentos seguros en nuestra Planta de Guarda de Archivos Físicos
Nuestra Planta cuenta con:
- Estanterías (racks) con pisos de madera para prevenir la humedad.
- Circuito cerrado de TV con equipo de grabación.
- Alarma contra intrusos conectada con Central de Alarmas.
- Monitoreo los 365 días del año durante las 24 hs.
- Sistemas automáticos de detección de incendio.
- Software de administración de depósitos de última generación – backup automático.
Digitalizamos sus documentos
El “actor principal” en la gestión documental de las empresas son los documentos originales, llamados “físicos“. Nosotros nos especializamos en que los mismos estén el menor tiempo posible en escena. Claro está, que para que puedan seguir siendo utilizados debe obtenerse la imagen digital del original y la guarda que permita la consulta “todo tiempo – todo lugar”.
Ayudamos a identificar qué documentación amerita ser digitalizada, basados en nuestro conocimiento y experiencia de más de 20 años.
TECNOLOGÍA EN DIGITALIZACIÓN
Poseemos scanners de alto rendimiento y de última generación, lo que nos permite absorber con calidad un gran volumen de información.
Digitalizamos planos de hasta 110 cm de ancho a una calidad de hasta 9600 ppi lo que permite su posterior impresión, en caso de ser necesario, en tamaños muy superiores al original sin perder nitidez o definición.
Una vez digitalizados, dichos archivos estarán seguros en nuestro server, con respaldo de nivel internacional.
Para su consulta, nosotros le podemos entregar el archivo en un soporte magnético o darle ACCESO INTERNET a nuestra página web, mediante usuario y contraseña.
Nos adaptamos a sus necesidades y podemos digitalizar su documentación en nuestras oficinas o en sus instalaciones.
Podemos trabajar gran volumen de documentos. Planos tamaño A0 o inferiores y hojas encuadernadas o sueltas tamaño A3 o inferiores.
NUESTRO EQUIPAMIENTO
Disponemos del más moderno equipamiento (hardware y software) del mercado para la digitalización de planos (A0), hojas y libros (A3).
